Het archief van de Vlaamse Club voor Kunsten, Wetenschappen en Letteren T

Een brok voor historici: het 20 meter lang archief. Het bestand komt voornamelijk in aanmerking voor onderzoek naar het socio-cultureel netwerk in Brussel.  Aan de hand van enkele functies, gekoppeld aan series, razen we even door de inhoud van het archief van de Vlaamse Club. (Tekst van het AMVB)    

Inventaris van het archief van de Vlaamse Club voor Kunsten, Wetenschappen en Letteren (1923-2007) 

De Vlaamse Club voor Kunsten, Wetenschappen en Letteren, opgericht in 1923, is een van de grotere verenigingen die invloed had/heeft op het culturele leven van de Vlamingen in Brussel. Het archief van deze organisatie is dan ook van groot belang voor het AMVB. Een eerste deel van het archief van de Vlaamse Club werd reeds in 1985 overgedragen, een tweede overdracht volgde in 1992. De stukken werden ingeschreven in het oude inkomboek, helaas zonder enige context. De eigenlijke inhoud bleef tot aan de inventarisatie onbekend. Het AMVB kon hiervoor beroep doen op Tine Roobrouck, stagiaire in de Master na Master Archivistiek. Voor haar stage en masterscriptie bestudeerde en inventariseerde zij twee -cultureel gezien belangrijke - Brusselse cultuurverenigingen: de Vlaamse Club en de in leeftijd jongere August Vermeylenkring. Na inventarisatie van beide bestanden, maakte zij ook een vergelijking van beide organisaties zowel op inhoudelijk werkingsvlak als op het vlak van archiefzorg en archiefstructuur.

Deze inventaris moet dan ook samen met de scriptie-inventaris worden gelezen. Een kleine bijsturing was nodig inzake nummering en omvang van de stukken omdat fragiele stukken in kleinere eenheden dienden te worden herpakt. Ook de inmiddels ingevoerde beschrijvingen in ADLIB dienen geraadpleegd te worden. De inventarisatie van het archief werd door de Vlaamse Club enthousiast onthaald en na het verlenen van de medewerking aan de tentoonstelling ter gelegenheid van 30 jaar AMVB, verzamelde voorzitter Yvette Van Olst nog een aantal bestanden van haar voorgangers. Dit gedeelte kan omschreven worden als archiefstukken van de voorzitters van de Vlaamse Club na het voorzittersmandaat van Jos Vleugels (1976-1982). Het gedeelte dat Tine Roobrouck inventariseerde werd door hem overgedragen en beslaat de periode van hem en zijn voorgangers. 

Socio-cultureel netwerk in Brussel en ver daarbuiten

De briefwisseling biedt in het algemeen genomen stukken betreffende diverse onderwerpen. We kunnen de briefwisseling echter bezwaarlijk beschouwen als een serie in zuivere vorm. Tussen de ingekomen brieven en minuten van uitgaande stukken, zitten geregeld aantekeningen, en stukken van bijzondere aard (bijvoorbeeld kopieën van ledenlijsten). In functie van contextinformatie hebben we deze situatie in stand gehouden.  

De noemer ‘briefwisseling’ dekt dus niet enkel de lading van diverse onderwerpen, maar ook van verschillende soorten archiefstukken. Bovendien bestaan er voor bepaalde periodes twee reeksen briefwisseling van bijzondere aard naast de correspondentie van algemene aard. Het gaat om de briefwisseling met ‘sprekers’ en de briefwisseling met leden. We opteerden om deze reeksen onder de algemene noemer te bewaren en niet – zoals de inhoud verraadt – respectievelijk bij de activiteiten en ledenbeheer.  

Om een zicht te krijgen op het ledenbestand van de Vlaamse Club raden we de historicus aan zich niet enkel te verdiepen in de briefwisseling. Er bestond immers een uitgewerkte administratieve procedure aan de hand waarvan de Vlaamse Club haar instroom van leden kanaliseerde. Hierdoor ontstond een resem van extra archiefstukken inzake ledenwerving, introductie, voorstelling, benoeming en lidgelden.  De ledenlijsten kunnen als meest accurate bron kunnen beschouwd worden.   

In vergelijking met de taak ondersteunende functies, werden uiteindelijk relatief weinig stukken bewaard van de eigenlijke activiteiten. Er bestaan alleen activiteiten dossiers voor de periode 1976-1984. Daarnaast zijn er nog enkele losse stukken die getuigen van de activiteiten. De grootste series werden gevormd door de uitnodigingskaarten, affiches en flyers. Deze werden voor de wekelijkse activiteit naar leden of belanghebbenden verstuurd en vermeldden de datum, de plaats, de soort activiteit en zijn eventuele uitvoerder. Ook in de briefwisseling zitten brieven die de georganiseerde activiteiten illustreren. 

Daarnaast zijn er nog de stukken betreffende jubilea, waarin de Vlaamse Club haar eigen geschiedenis in de verf zette. Wegens hun belang plaatsen we die onder een aparte hoofding. Verder kunnen ook de subsidiedossiers een handige bron zijn. Om hun uitgaven te staven zijn vaak kladjes van programma’s of jaaroverzichten in de subsidieaanvragen opgenomen. Een volledig overzicht van de verschillende activiteiten gebundeld per jaar vinden we ten slotte in de jaarverslagen.  

Het is belangrijk dat de gebruiker er zich bewust van is dat het archiefbestand niet volledig is. Er zijn hiaten in de jaarverslagen, de notulen en de activiteiten dossiers. Soms duiken onverwacht kopieën van deze stukken op in de dossiers. Bij de inventarisering werd zoveel mogelijk naar deze dossiers verwezen via pro-memorie beschrijvingen. De gebruiker krijgt hier een verwijzing naar de plaats waar een bepaald stuk normaliter zou zijn ondergebracht en de fysieke plaats waar het stuk zich bevindt. Het dossier moet echter intact blijven om zijn waarde niet te verliezen.   

Grasduinen in het verleden van de Vlaamse Club voor Kunsten, Wetenschappen en Letteren kan voortaan aan de hand van de inventaris op het AMVB.

De complexe situatie van verschillende archiefvormers (secretaris, voorzitter, penningmeester) die elkaar eveneens snel opvolgden, met elk hun eigen ordeningscriteria bracht ons erbij de ordening te baseren op de verschillende taken. Voor de inventaris gebruikten we die taken in een functionele indeling die we verder indeelden in de twee brokken naargelang onderwerp: algemeen – bijzonder. (Zie archiefschema.) 

Hierdoor wordt er gekozen om onderstaand schema in te voeren om zo makkelijker het archief en de Vlaamse club correspondentie intern alsook extern vast te houden. (RvB besluit van 17/08/2020)

Archiefschema van het archief van de Vlaamse Club  


  • A. Stukken van algemene aard 
  • 1. Vergader Dossiers van de Algemene Ledenvergadering   
  • 2. Vergader Dossiers van de Vergadering van de Raad van Bestuur   
  • 3. Jaarverslagen   
  • 4. Briefwisseling 
  • B. Stukken betreffende bijzondere onderwerpen 
  •   1. Organisatie, statuten en huishoudelijk reglement      
  • 2. Ledenbeheer    
  • 2.1 Werving    
  • 2.2 Introductie    
  • 2.3 Voorstelling 
  • 2.4 Ledenadministratie 
  • 3. Beheer van bezittingen, voldoen van belastingen en inkomstenwerving    
  • 3.1 Lokalen   
  • 3.2 Belastingen    
  • 3.3 Subsidies en sponsoring    
  • 3.4 Aandelen 
  • 4. Financieel beheer    
  • 4.1 Briefwisseling van de penningmeester    
  • 4.2 Boekhouding    
  • 4.3 Financiële verantwoording    
  • 4.4 Facturen en rekenplichtige stukken   
  • 4.5 Rekeninguittreksels en betalingsbewijzen  
  •    5. Beheer van de bar   
  • 5.1 Algemene uitbating    
  • 5.2 Financieel beheer 
  • 6. Organisatie van activiteiten en verwerkelijkingen    
  • 6.1 Aankondigingen van de activiteiten    
  • 6.2 Activiteiten van de Vlaamse Club    
  • 6.3 Activiteiten van de Vlaamse Club in samenwerking met andere                     
  •        verenigingen    
  • 6.4 Jubileum   50 jaar Vlaamse Club    
  • 6.5 Jubileum   60 jaar Vlaamse Club    
  • 6.6 Jubileum   75 jaar Vlaamse Club 
  • 6-7 Jubileum 100 jaar Vlaamse Club 
  • 7. Publicaties   
  • 7.1 Tijdingen    
  • 7.2 Ons Brussel 
  • C. Documentatie 
  • D. Stukken waarvan de band met het archief onduidelijk is




Video Section title
Videos are an excellent way to improve your rankings with search engines. Tip: When you add text to the video you should use relevant keywords. Also, if you would like to help prospects get to know you a little better, it would be nice to add your opinion of the video or a short explanation of why you decided to create or post it on your site.
Replace this YouTube video with your video clip.